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Verbale seduta 6.7.2006 (polisweb e digitalizzazione archivio)

 

VERBALE DI RIUNIONE DELLA COMMISSIONE INFORMATICA
Oggi 6.7.2006 ad ore 11:30 in Verona, presso la sede del C.O.A. in tribunale erano presenti: Francesco Tregnaghi; Franco Zumerle; Marisa Bonanno, Luca Giacopuzzi, Adriano Vianini; Michele Patuzzo; Luca Cifelli; Cristina Begal (rappresentata in delega); Alberto Berardo;
Assenti giustificati: Nicola Manzini;
Ingiustificati tutti gli altri non menzionati
Dopo ampia discussione, si sono deliberati i due punti che seguono:
A) SU PROGETTI DI GESTIONE INFORMATICA DELL'ORDINE.
Si è preso atto, sulla esperienza dei Consiglieri presenti e passati, della fondamentale esigenza
  1. di munire la segreteria dell'Ordine di un sistema di Database che permetta di ritrovare tutta la documentazione (di produzione interna od esterna) che confluisce nel protocollo;
  2. che, all'atto di formazione di una suddetta base dati elettronica, sono maturi i tempi per sostituire l'archiviazione cartacea a quella completamente elettronica e digitale di tutta la documentazione. Ciò sarebbe indispensabile anche alla archiviazione dei documenti e messaggi di posta elettronica che tutti potranno indirizzare all'Ordine e firmati digitalmente, e che in forma elettronica devono essere conservati e ritrovati alla bisogna;
  3. che, l'istituzione del voluminosissimo (in termini di gigabytes) archivio foto-digitale della documentazione protocollata, corrisponderebbe una necessità di backup che, per volumi e necessario grado di sicurezza, esula probabilmente dalla possibilità di gestione “interna” e richiederebbe una gestione dell'archivio e del suo back-up in outsourcing (ovvero ospitata presso macchine di ente diverso, che gestisca tutte le problematiche di archiviazione e sicurezza dei dati);
  4. che il punto precedente richiede probabilmente un aumento della velocità di connessione, ottenibile probabilmente solo con connessione a fibra ottica;
  5. che, con l'introduzione di dette modifiche, sarebbe auspicabile che un unico soggetto responsabile gestisca, oltre ai suddetti cambiamenti, anche tutte le più semplici problematiche di gestione del parco PC della sede, la connettività interna (rete cablata e wireless) fra i PC, il backup di altri dati, l'aggiornamento software e quant'altro non sia necessariamente in capo ad altri (come il gestionale dell'albo, oggi su programmi DCS non sostituibili per mancanza di reali alternative)
Si auspica pertanto che le ditte interpellate e dichiaratesi disponibili, preso atto dei sistemi, numero di postazioni e volumi di archiviazione previsti, formulino una offerta complessiva che permetta all'unico soggetto a cui eventualmente venga delegato di offrire in unico pacchetto tutti i servizi brevemente descritti ai punti precedenti. Si raccomanda, nel vagliare le offerte, di preferire Enti pubblici o ditte di grandi dimensioni, essendo la “stabilità” giuridico-economica del soggetto che assumerà compiti così delicati fattore quantomai critico.
B) POLISWEB (Sistema di accesso ai registri di cancelleria del Tribunale via internet dal PC di studio o casa)
Il sistema, in fase sperimentale matura, è stato testato positivamente da alcuni membri della commissione.
Ogni avvocato munito di tesserino di generica “firma digitale” opportunamente istallato viene riconosciuto automaticamente dal sistema, che gli permette di vedere il registro storico dei movimenti (depositi, rinvii, termini) collegati alla sue pratiche. Il sistema è al momento limitato al contenzioso civile ordinario e del lavoro.
Si può passare alla fase operativa, previo:
  1. accordo con la convenzionata DCS, che ha avviato il collegamento, sulle modalità, per ciascun avvocato, di pagare la quota annuale (prevista in € 20 da una convenzione siglata più di un anno fa);
  2. Diffusione, mediante circolare, sito ed apposito incontro pubblico, della operatività del sistema e delle modalità concrete per eccedervi
Si raccomanda al Consiglio di provvedere a concordare quanto al punto 1: provvederà poi la Commissione ad organizzare i mezzi di diffusione del sistema.
Riunione tolta alle 12:45
Il coordinatore Avv. Francesco Tregnaghi